Continuité légale des débats & exactitude du PV : comment coordonner la régie audiovisuelle de direct (double réseau, enregistrement multipiste, duplex sans écho) et la rédaction humaine de votre procès-verbal à 1 € HT / minute (double relecture croisée & accord NDA).
Depuis l'essor des assemblées générales mixtes et l'évolution du cadre légal encourageant la retransmission audiovisuelle en direct des séances d'actionnaires, de mutuelles, de coopératives et de fédérations nationales, les secrétariats généraux et directions juridiques font face à une exigence double : garantir une continuité de diffusion sans faille pendant toute la séance, et produire dans des délais courts un procès-verbal (PV) d'une exactitude irréprochable.
Une coupure de flux au moment de la présentation du rapport des Commissaires aux Comptes ou un micro mal ouvert lors d'une question d'actionnaire en salle ne constituent pas seulement un désagrément d'image : ce sont de véritables risques juridiques susceptibles d'être soulevés en cas de contestation d'une résolution. Voici comment articuler rigoureusement dispositif vidéo et rédaction du procès-verbal.
1. Continuité des débats et mention obligatoire des incidents techniques au procès-verbal
En gouvernance d'entreprise (Code de commerce, art. L. 225-37, R. 225-22 et R. 225-106) comme dans le secteur mutualiste ou associatif, lorsque la participation à distance est ouverte par voie de télécommunication permettant l'identification des membres, les moyens mis en œuvre doivent transmettre au moins la voix des participants et satisfaire à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations.
Tout incident technique de transmission survenu en cours de séance ayant perturbé le déroulement des votes ou des échanges doit d'ailleurs être expressément consigné dans le procès-verbal. Pour éviter d'avoir à suspendre la séance ou à acter une interruption réseau devant le bureau et les scrutateurs :
- Proscrivez les simples ordinateurs de visioconférence posés en bout de table : un PC portable branché sur le Wi-Fi partagé d'un hôtel ou d'un centre d'affaires ne supporte ni la bascule entre plusieurs pupitres ni la saturation réseau.
- Exigez un enregistrement local multipiste (ISO) couplé à un secours cellulaire : une captation vidéo sécurisée d'Assemblée Générale s'appuie sur une régie matérielle dédiée (type Blackmagic ATEM ISO) raccordée en Ethernet RJ45 filaire et doublée d'un routeur 4G/5G multi-opérateurs, tout en enregistrant localement chaque flux sur disque SSD chiffré.
2. Lisibilité des tableaux financiers et identification des intervenants pour l'audiotypiste
Lorsque notre équipe permanente d'audiotypistes rédige le compte rendu In Extenso ou le procès-verbal synthétique d'une AGO, d'une AGE, d'un Conseil d'Administration ou d'une séance plénière de CSE / CSEC de trois heures, deux éléments fournis par la régie vidéo changent radicalement la précision du document final :
- L'incrustation numérique directe des résolutions et tableaux financiers : plutôt que de filmer un écran de projection au loin, la duplication HDMI directe dans le flux vidéo permet au rédacteur et au réviseur senior du PV de vérifier au chiffre près les montants cités à l'oral par la Direction Financière (affectation du résultat, dividendes, tantièmes, quorum exact à l'ouverture de chaque résolution).
- L'identification visuelle et sonore des questions en salle : lors de la séance de questions-réponses des actionnaires ou délégués régionaux, un plan caméra dédié associé à des micros main HF (et à l'énoncé systématique du nom de l'intervenant demandé par le Président de séance) évite la mention imprécise « Un intervenant dans la salle » dans le procès-verbal officiel.
Quel Format d'Enregistrement Transmettre pour Votre Procès-Verbal ?
| Source fournie à Dago Transcription | Précision d'identification des locuteurs | Usage recommandé |
|---|---|---|
| Piste audio console (.WAV / .MP3 192 kbps) + Vidéo régie (.MP4) | Optimale (voix isolées + repères visuels des synthés et slides) | AGO / AGE, congrès fédéraux, Conseils d'Administration mixtes |
| Export vidéo Teams / Zoom + ordre du jour et feuille d'émargement | Très bonne (vignettes actives des administrateurs à distance) | Conseils de surveillance, Comités d'audit et Codir en visioconférence |
| Dictaphone de table seul en grande salle réverbérante | Limitée au-delà de 8 participants sans micros pupitres | Réunions restreintes en salle fermée (< 8 personnes) |
3. Administrateurs et commissaires aux comptes à distance : maîtriser le duplex hybride
Il est aujourd'hui très fréquent qu'un administrateur indépendant, un avocat du cabinet conseil ou un commissaire aux comptes intervienne à distance au cours d'une séance tenue physiquement en auditorium ou au siège social.
Pour que ses observations soient entendues distinctement par le bureau et enregistrées sur la même piste maître que les microphones du pupitre présidentiel, il est indispensable de recourir à une régie de diffusion hybride avec duplex sans écho. Grâce au routage audio Mix-Minus (N-1), la voix de l'intervenant distant est injectée proprement dans l'enregistrement master à volume normalisé, sans double piste décalée ni coupure de syllabes lors de la double écoute au casque.
4. Checklist de coordination entre Secrétariat Général, Régie Vidéo et Agence de Transcription
Pour obtenir votre procès-verbal Word (.docx) relu par double écoute humaine croisée sous 3 à 7 jours ouvrés après la levée de séance (au tarif fixe de 1 € HT / minute, vérifiable sur notre calculateur gratuit de durée et budget), transmettez ces quatre consignes simples avant le jour J :
- À J-7 : partager l'ordre du jour définitif, le texte exact des projets de résolutions et la liste orthographiée des membres du bureau (Président, Secrétaire de séance, Scrutateurs, CAC) à la fois à la régie vidéo (pour les synthés d'écran) et à Dago Transcription sous accord NDA (comme glossaire de référence).
- À H-2 le jour de l'AG : vérifier l'enregistrement simultané d'un fichier audio stéréo propre (
.WAVou.MP3192 kbps minimum) repiqué directement en sortie de console son, en complément du fichier vidéo.MP4horodaté. - En séance : rappeler au Président d'énoncer clairement à voix haute le numéro de chaque résolution mise aux voix ainsi que le résultat proclamé avant de passer au point suivant.
- Dès la clôture : transmettre le lien sécurisé de vos fichiers via notre formulaire de demande de devis sous 2h afin de lancer immédiatement la saisie humaine et la révision croisée de votre procès-verbal.